Drei Mitarbeitende mit Rente aus dem Verkauf bei Brüggli erschufen zusammen mit ihrer Teamleiterin ein digitales Archiv. Vom Brainstorming bis zur Übergabe an den Betrieb. Angefangen mit einer Idee.
Ordner sind zum Bersten voll. Ablagekisten stapeln sich bereits im Archiv. Die Suche nach dem richtigen Dokument im Papierdschungel frisst wertvolle Zeit, die man für die Kundenpflege einsetzen könnte. Alles Probleme, die mit der Digitalisierung immer mehr von der Bildfläche verschwinden. Auch bei Brüggli schreitet der Wandel von Papier zu Digital voran. Dafür benötigt man im Verkaufsinnendienst keine externen Spezialisten und Berater. Ein Projektteam, bestehend aus Angelika Titz, Monika Siegmann und Felix Weber, alles Mitarbeitende mit Rente im Verkaufsinnendienst, erledigen das. Sie müssen später mit dem neuen digitalisierten Prozess arbeiten. Es hat einen Sinn, dass sie ihn selbst entwickeln.
Ein digitales Archiv hat viele Vorteile
Der Verkaufsinnendienst kümmert sich um die Administration, wenn ein Leggero-Veloanhänger oder eine 4pets-Hundebox verkauft wird. Vom Auftragseingang über die Rechnungsstellung bis hin zum Versand: Administrative Arbeit ist oft mit Dokumenten und Formularen verbunden. Diese Formulare wurden bis vor Kurzem in Papierform in Ordnern abgelegt, in Schachteln verstaut und im Archiv gelagert. Man stelle sich vor, was passiert, wenn ein Dokument falsch abgelegt wurde. Das ganze Lager müsste durchsucht werden. Davor graute es selbst den fleissigsten Mitarbeitenden im Verkaufsinnendienst.
«Heutzutage ist alles digital»
«Mit dem bisherigen Prozess konnten wir keine zeitgemässe Ausbildung von angehenden Kaufleuten mehr sicherstellen. Heutzutage ist alles digital», sagt Eveline Wehrli, Teamleiterin im Verkaufsinnendienst, die das Digitalisierungsprojekt ins Leben gerufen hat. Ein Archiv in Papierform vernachlässigt viele Möglichkeiten der Digitalisierung. Digital können viel mehr Dokumente auf einem viel kleinerem Raum in einer übersichtlichen Organisation gelagert werden und man findet falsch abgelegte Dokumente mit weniger Aufwand wieder. Eine solche digitale Struktur war das Ziel des Verkaufsinnendienstes bei Brüggli.
«Es gab auch Stolpersteine»
Das Projektteam startete mit einem gründlichen Brainstorming. «Am Anfang hatten wir nichts. Wir wussten bloss, was das Ziel war. Wie wir dahin kommen, mussten wir selbst für uns herausfinden», sagt Felix Weber. Mit der Zeit wurde immer klarer, welche Schritte sie in Angriff nehmen mussten, um ihr Ziel zu erreichen. Die Aufgaben wurden aufgeteilt nach Interesse und Kompetenzen, die sie bei sich vermuteten. Alle drei arbeiteten noch nie an einem solchen Projekt mit. «Es gab auch Stolpersteine, wie beispielsweise die Struktur im Abacus und die Dateiablage. Wir wussten, wie sie aussehen sollte. Selbst erstellen konnten wir sie aber nicht. So mussten wir einen Weg finden, um diesen Stolperstein zu umgehen.», sagt Angelika Titz. Alle Stolpersteine und Hindernisse konnten überwunden und die digitale Dokumentablage dem Betrieb erfolgreich übergeben werden. «Auch wenn die Arbeit noch nicht ganz fertig ist und wir im laufenden Betrieb noch Dinge bemerken, die man verbessern oder anpassen muss, so ist es doch ein schönes Gefühl. Wir haben etwas erschaffen, was uns die Arbeit einfacher gestaltet und noch lange angewendet werden kann», ergänzt Monika Siegmann stolz.
«Wir mussten einen Weg finden, um die Stolpersteine zu umgehen.»
Neue Schlüsselrollen
Die neue digitale Ablage der Kundendossiers spart Geld, da Kosten für Papier, Kuverts, Porto und Druckertoner gespart werden können, genauso wie Kosten für Archivschachteln, Etiketten und Lagerkosten. Ausserdem ist das Lager digital übersichtlicher und kompletter. Auch für die Mitarbeitenden aus dem Projektteam hat sich einiges verändert. Ihre Arbeit ist strukturierter und weniger anfällig für Fehler, weil alles nach dem Vier-Augen-Prinzip abgewickelt wird. Das heisst es wird nichts abgelegt, ohne dass es von jemandem aus dem Projektteam kontrolliert wurde. Und man muss nicht mehr den weiten Weg in den Keller auf sich nehmen, um Dokumente abzulegen. Angelika Titz, Monika Siegmann und Felix Weber, die das Digitalisierungsprojekt grösstenteils eigenhändig vorangetrieben und verwirklicht haben, gehen mit neuem Selbstvertrauen an die Arbeit und fühlen sich durch ihre neue Schlüsselrolle in der Ablage von Kundendossiers gestärkt. Sie haben sich etwas ausgedacht und erschaffen, das funktioniert. Und vielleicht werden bald weitere Arbeitsschritte aus dem Verkauf bei Brüggli digitalisiert. Dann ist die gesammelte Expertise der drei Digitalisierungs-Verantwortlichen immens wertvoll.
Adrian Dossenbach, Kommunikationsspezialist
